Домой Общество Что такое цифровизация и для чего она нужна?

Что такое цифровизация и для чего она нужна?

Сегодня для многих оцифровка документов лежит в основе управления информацией. Какие преимущества предлагает цифровой документ сегодня? Если вы хотите узнать о том что такое цифровизация подробнее, переходите по ссылке.

Цифровая трансформация компаний и государственных органов за последние десятилетия позволила реализовать файлы в электронном формате, которые стали более доступными, безопасными и более практичными для просмотра. Сегодня цифровой документ является частью нашей повседневной жизни.

Что такое цифровой документ?

Цифровой документ объединяет набор электронных файлов, используемых для обработки административных процедур. Эти документы содержат актуальную информацию о человеке или группе лиц, облегчая тем самым различные административные процедуры, такие как правовое положение компании или физического лица в контексте судебного разбирательства.

Цифровой документ представляет собой логический преемник файлов в бумажном формате, которые в основном использовались до оцифровки компаний и организаций. Если обработка аналогична, процесс полностью цифровой, в том числе для подписей и печатей, которые теперь делаются с компьютера безопасным способом и сохраняют свою юридическую ценность.

Что содержит цифровой документ?

Цифровой документ содержит набор электронных файлов, содержащих полезную информацию о физическом или юридическом лице. Этот документ обычно состоит из:

    Электронные файлы: электронные письма, документы в формате PDF и любой полезный документ для дополнения цифрового носителя.

    Электронный указатель: он подписывается административным отделом или соответствующим органом, что гарантирует целостность цифрового документа.

    Электронная подпись: однозначно идентифицирует подписавшего, обеспечивает целостность документа и гарантирует его «неотказуемость» (подписавшийся не может отрицать, что он действительно подписал документ).

    Требуемые метаданные: отпечаток пальца, электронная печать и все элементы, используемые для идентификации происхождения и характеристик цифрового документа.

Мужчина и женщина вместе работают за столом на фоне сканера Brother.

Решения по цифровизации повышают эффективность работы профессионалов в компаниях и администрациях.

Читать также:  Показания для лечения геморроя лазером

Преимущества цифрового документа

Процесс оцифровки документов может быть сложным и требовать постоянной координации между различными административными отделами. Тем не менее, он предлагает несколько заметных преимуществ для пользователей, компаний и администраций.

    Децентрализованные процедуры: физическое присутствие не обязательно. С каждым цифровым документом можно ознакомиться онлайн, что значительно ускоряет управление административными задачами и позволяет проверять необходимые данные в режиме реального времени. Документы могут быть переданы без обращения в Единое окно или в администрацию для регистрации в реестре.

    Оцифрованные файлы с юридической ценностью: такие технологии, как шифрование данных и электронные подписи, позволяют цифровому документу иметь такую ​​же юридическую ценность, как и эквивалентный документ в бумажном формате.

    Упрощенный доступ: вся информация засекречена и доступна, очень легко осуществить мгновенный поиск.

    Усиленная безопасность: ограничения бумажного носителя (потеря, порча или неразборчивость) не существуют для цифрового документа. В зависимости от потребностей цифровые файлы могут быть надежно скопированы. Это ограничивает потерю информации и является более практичным для каждого гражданина, поскольку с информацией, доступной администрации, можно ознакомиться удаленно.

Решения для сканирования документов

Демократизация цифрового файла, особенно в государственных администрациях, облегчила выполнение административных задач, которые больше не зависят от ограничений физического носителя. Тем не менее, задача часто состоит в том, чтобы преобразовать миллионы бумажных записей в равноценные цифровые документы, которые обеспечивают доступ ко всей этой информации с компьютера. Для эффективного выполнения этой задачи необходимо полагаться на надежное решение для сканирования.

Сканирование документов позволяет преобразовать бумажные документы в цифровые файлы, гарантируя подлинность копии. Эти решения могут быть основаны на таких технологиях, как протокол HTTPS, для защиты передачи оцифрованных данных, а также на серверах приложений, обеспечивающих совместимость процедур этого типа. Одной из важных характеристик для этого типа процесса является наличие оборудования